Πρότυπα Ειδοποιήσεων (Notification Templates)
Από εδώ γίνεται όλη η διαχείριση των πρότυπων ειδοποιήσεων.
Στην αρχική οθόνη αυτής της ενότητας εμφανίζονται όλες οι αποθηκευμένες πρότυπες ειδοποιήσεις σε μορφή πίνακα. Οι διαπιστευμένοι χρήστες έχουν την δυνατότητα δημιουργίας νέων πρότυπων ειδοποιήσεων, την επεξεργασία των υπαρχόντων, την δημιουργία αντιγράφων και την οριστική διαγραφή τους.
Για να δημιουργηθεί μια νέα πρότυπη ειδοποίηση, πατήστε “ΠΡΟΣΘΗΚΗ” / “ADD” και θα ανοίξει το αντίστοιχο εργαλείο δημιουργίας με 6 καρτέλες στοιχείων.
Α. Καρτέλ α Ει δοποίησ η (Notification)
Εισαγωγή Τίτλου (Title) της ειδοποίησης.
Προαιρετική εισαγωγή περιγραφής (Description).
Στο πεδίο Θέμα (Subject) εισάγεται το κείμενο που θα εμφανίζεται ως θέμα στα απεσταλμένα emails.
Στο πεδίο Μήνυμα (Message) εισάγεται το κείμενο της ειδοποίησης.
Η εισαγωγή των μεταβλητών κειμένου γίνεται μέσω του κουμπιού (+). Μεταβλητές κειμένου μπορούν να εισαχθούν στα πεδία “Θέμα” και “Μήνυμα”.
Υπάρχει δυνατότητα επεξεργασίας της μορφής του κειμένου για αποστολές με email.
Για την προσθήκη της δυνατότητας απαντήσεων από τους παραλήπτες, πατήστε το κουμπί “Χωρίς Απάντηση” / “No response” και εισάγετε τις δυνατές απαντήσεις. Υπάρχει δυνατότητα εισαγωγής έως και 3 απαντήσεων, μιας θετικής, μιας αρνητικής και μιας
ουδέτερης. Οι παραλήπτες που θα λάβουν την ειδοποίηση θα τους ζητηθεί να επιλέξουν μια από αυτές.
Οι πρότυπες ειδοποιήσεις μπορεί να γραφούν σε πολλαπλές γλώσσες ταυτόχρονα. Με την αποστολή τους κάθε παραλήπτης θα λαμβάνει τις ειδοποιήσεις στην προτιμητέα γλώσσα του, όπως έχει οριστεί στο προφίλ του.
Β . Καρτέλα Παραλήπτες (Recipients )
Οι παραλήπτες της πρότυπης ειδοποίησης επιλέγονται σε αυτή την καρτέλα.
Οι παραλήπτες εισάγονται μέσω των φίλτρων της αριστερής στήλης.
Όσοι επιλεγούν στο πεδίο “Επιλέξετε Αποδέκτες” / Select Recipients θα λάβουν την ειδοποίηση ανεξάρτητα από τα φίλτρα που ορίζονται παρακάτω.
Στα φίλτρα Ομάδες, Εταιρείες, Ρόλοι και Τοποθεσίες και Ετικέτες οι παραλήπτες επιλέγονται μαζικά, ανάλογα με τα στοιχεία του προφίλ τους.
Γ. Καρτέλ α Παράδοση (Delivery)
Επιλογή Μεθόδου Αποστολής (Method):
Εδώ ορίζεται η μέθοδος αποστολής της ειδοποίησης. Το σύστημα υποστηρίζει της εξής 2 μεθόδους.
Broadcast – αποστέλλει μια ειδοποίηση σε όλους τους επιλεγμένους παραλήπτες ταυτόχρονα
Callout – αποστέλλει μια ειδοποίηση σε όλους τους επιλεγμένους παραλήπτες ταυτόχρονα αναμένοντας έναν μέγιστο αριθμό θετικών απαντήσεων, οπότε και τερματίζει. Χρησιμοποιείται συνήθως για την γρήγορη δημιουργία ομάδων. Ο αριθμός των επιθυμητών θετικών απαντήσεων ορίζεται στο πεδίο “Σύνολο Θετικών Απαντήσεων” / “Total Positive Responses”.
Sender – Στο πεδίο “Αποστολέας” ορίζεται ποιο θα είναι το όνομα που θα εμφανίζεται ως αποστολέας των SMS και των e-mail στις συσκευές των παραληπτών. Στο συγκεκριμένο πεδίο υπάρχει δυνατότητα προεπιλογής μέσω των ρυθμίσεων των ειδοποιήσεων. (Δες παράγραφο 4.6).
Λογική Κλιμάκωσης (Device Escalation Logic):
Εδώ ορίζεται η σειρά με την οποία θα κλιμακώνεται η επικοινωνία από το ένα μέσο επικοινωνίας στο επόμενο. (πχ αποστολή πρώτα email, έπειτα SMS, έπειτα κλήση σε κινητό τηλέφωνο και τέλος κλήση σε σταθερό).
Προεπιλογή Χρήστη (User Default): Η παράδοση της ειδοποίησης στους αποδέκτες θα γίνει σύμφωνα με τις προσωπικές επιλογές όπως ορίζονται στα προφίλ των παραληπτών.
Προσαρμοσμένη Προτεραιότητα Συσκευής (Force Device Priority): Με αυτή την επιλογή παρακάμπτονται οι προσωπικές ρυθμίσεις των παραληπτών και η κλιμάκωση ακολουθεί για όλους την λογική που ορίζεται από τις ρυθμίσεις της πρότυπης ειδοποίησης. Με drag & drop τοποθετείστε σε προτεραιότητα τις Ενεργές Συσκευές που επιθυμείτε, από το πεδίο Ανενεργή στο πεδίο Ενεργή. (Ενεργήκαι Ανενεργή αναφέρονται στη συσκευή που χρησιμοποιείται για την αποστολή της ειδοποίησης).
Χρόνοι (Timing Preferences):
Συνολική Διάρκεια (Total Duration). Είναι το συνολικό χρονικό διάστημα για το οποί η ειδοποίηση παραμένει ενεργή για να καταγράφει απαντήσεις από τους παραλήπτες. Απαντήσεις οι οποίες θα δοθούν μετά από αυτό το
χρονικό διάστημα δεν θα καταγραφούν.
Καθυστέρηση Αποστολής (Buffer Time). Ορίζει το χρόνο για τον οποίο η ειδοποίηση δεν αποστέλλεται μετά το πάτημα του κουμπιού “Αποστολή” και ο χρήστης μπορεί να την ακυρώσει.
Κύκλοι Επικοινωνίας (Cycles). Ορίζει τον αριθμό των προσπαθειών που το σύστημα θα επιδιώξει να επικοινωνήσει με κάθε έναν από τους παραλήπτες έως να καταγραφεί απάντηση.
Καθυστέρηση κάθε επόμενου Κύκλου (Cycle Delay). Ορίζει το χρόνο που το σύστημα θα περιμένει να ξεκινήσει τον επόμενο κύκλο
προσπαθειών.
Χρόνος αναμονής για λήψη απάντησης (Response Time). Ορίζει το χρόνο αναμονής απάντησης ανά κανάλι επικοινωνίας (SMS, Φωνητική κλήση, Email) πριν αυτή (η επικοινωνία) κλιμακωθεί σε επόμενο κανάλι.
Δ . Καρτέλα Συνημμένα (Attachments )
Σε αυτή την καρτέλα υπάρχει η δυνατότητα προσθήκης συνημμένου αρχείου και αποστολής μέσω του καναλιού email. Υποστηρίζεται η αποστολή PDF, PGN and JPEG αρχείων.
Το ανέβασμα των αρχείων είναι δυνατή με ένα από τους 2 παρακάτω τρόπους
Επιλογή των αρχείων προς επισύναψη είτε με drag & drop είτε με επιλογής από τον υπολογιστή. Επιτρέπεται η επιλογή πολλών αρχείων ταυτόχρονα μέσω της επιλογής “Προσθέστε Περισσότερα (Add more)”. Αφού ολοκληρωθεί η επιλογή των αρχείων, τα αρχεία ανεβαίνουν πατώντας το κουμπί “Μεταφόρτωση n αρχείων” / “Upload “n” files”
Επιλογή ήδη ανεβασμένων αρχείων για επισύναψη, μέσω της επιλογής “Ή επιλέξτε από τα ανεβασμένα αρχεία” / “Or select from already uploaded files”.
Ε. Καρτέλ α Χαι ρε τι σμός / Κλεί σι μο (Greeting / Ending )
Σε αυτή την καρτέλα εισάγονται τα κείμενα χαιρετισμού και κλεισίματος ανά κανάλι επικοινωνίας. Το κείμενο του χαιρετισμού θα εμφανιστεί πριν το μήνυμα της ειδοποίησης και του κλεισίματος αμέσως μετά.
Δίνεται η δυνατότητα εισαγωγής των κειμένων σε πολλαπλές γλώσσες.
ΣΤ . Χρονοπρογ ραμματι σμός (Scheduler )
Σε αυτή την καρτέλα μπορεί να οριστεί μια ή περισσότερες ημέρες και ώρες αυτόματης αποστολής της συγκεκριμένης ειδοποίησης.
Πατήστε το κουμπί “Ενεργή” / ΟΝ και επιλέξτε την ώρα και ημερομηνία αποστολής. Για να προσθέσετε αποστολές πατήστε το κουμπί (+).
Μια πράσινη κουκίδα σήμανσης ότι ο χρονοπρογραμματισμός είναι ενεργός θα εμφανιστεί όταν στην καρτέλα.
Στην αρχική οθόνη αυτής της ενότητας εμφανίζονται όλες οι αποθηκευμένες πρότυπες ειδοποιήσεις σε μορφή πίνακα. Οι διαπιστευμένοι χρήστες έχουν την δυνατότητα δημιουργίας νέων πρότυπων ειδοποιήσεων, την επεξεργασία των υπαρχόντων, την δημιουργία αντιγράφων και την οριστική διαγραφή τους.
Για να δημιουργηθεί μια νέα πρότυπη ειδοποίηση, πατήστε “ΠΡΟΣΘΗΚΗ” / “ADD” και θα ανοίξει το αντίστοιχο εργαλείο δημιουργίας με 6 καρτέλες στοιχείων.
Α. Καρτέλ α Ει δοποίησ η (Notification)
Εισαγωγή Τίτλου (Title) της ειδοποίησης.
Προαιρετική εισαγωγή περιγραφής (Description).
Στο πεδίο Θέμα (Subject) εισάγεται το κείμενο που θα εμφανίζεται ως θέμα στα απεσταλμένα emails.
Στο πεδίο Μήνυμα (Message) εισάγεται το κείμενο της ειδοποίησης.
Η εισαγωγή των μεταβλητών κειμένου γίνεται μέσω του κουμπιού (+). Μεταβλητές κειμένου μπορούν να εισαχθούν στα πεδία “Θέμα” και “Μήνυμα”.
Υπάρχει δυνατότητα επεξεργασίας της μορφής του κειμένου για αποστολές με email.
Για την προσθήκη της δυνατότητας απαντήσεων από τους παραλήπτες, πατήστε το κουμπί “Χωρίς Απάντηση” / “No response” και εισάγετε τις δυνατές απαντήσεις. Υπάρχει δυνατότητα εισαγωγής έως και 3 απαντήσεων, μιας θετικής, μιας αρνητικής και μιας
ουδέτερης. Οι παραλήπτες που θα λάβουν την ειδοποίηση θα τους ζητηθεί να επιλέξουν μια από αυτές.
Οι πρότυπες ειδοποιήσεις μπορεί να γραφούν σε πολλαπλές γλώσσες ταυτόχρονα. Με την αποστολή τους κάθε παραλήπτης θα λαμβάνει τις ειδοποιήσεις στην προτιμητέα γλώσσα του, όπως έχει οριστεί στο προφίλ του.
Β . Καρτέλα Παραλήπτες (Recipients )
Οι παραλήπτες της πρότυπης ειδοποίησης επιλέγονται σε αυτή την καρτέλα.
Οι παραλήπτες εισάγονται μέσω των φίλτρων της αριστερής στήλης.
Όσοι επιλεγούν στο πεδίο “Επιλέξετε Αποδέκτες” / Select Recipients θα λάβουν την ειδοποίηση ανεξάρτητα από τα φίλτρα που ορίζονται παρακάτω.
Στα φίλτρα Ομάδες, Εταιρείες, Ρόλοι και Τοποθεσίες και Ετικέτες οι παραλήπτες επιλέγονται μαζικά, ανάλογα με τα στοιχεία του προφίλ τους.
Γ. Καρτέλ α Παράδοση (Delivery)
Επιλογή Μεθόδου Αποστολής (Method):
Εδώ ορίζεται η μέθοδος αποστολής της ειδοποίησης. Το σύστημα υποστηρίζει της εξής 2 μεθόδους.
Broadcast – αποστέλλει μια ειδοποίηση σε όλους τους επιλεγμένους παραλήπτες ταυτόχρονα
Callout – αποστέλλει μια ειδοποίηση σε όλους τους επιλεγμένους παραλήπτες ταυτόχρονα αναμένοντας έναν μέγιστο αριθμό θετικών απαντήσεων, οπότε και τερματίζει. Χρησιμοποιείται συνήθως για την γρήγορη δημιουργία ομάδων. Ο αριθμός των επιθυμητών θετικών απαντήσεων ορίζεται στο πεδίο “Σύνολο Θετικών Απαντήσεων” / “Total Positive Responses”.
Sender – Στο πεδίο “Αποστολέας” ορίζεται ποιο θα είναι το όνομα που θα εμφανίζεται ως αποστολέας των SMS και των e-mail στις συσκευές των παραληπτών. Στο συγκεκριμένο πεδίο υπάρχει δυνατότητα προεπιλογής μέσω των ρυθμίσεων των ειδοποιήσεων. (Δες παράγραφο 4.6).
Λογική Κλιμάκωσης (Device Escalation Logic):
Εδώ ορίζεται η σειρά με την οποία θα κλιμακώνεται η επικοινωνία από το ένα μέσο επικοινωνίας στο επόμενο. (πχ αποστολή πρώτα email, έπειτα SMS, έπειτα κλήση σε κινητό τηλέφωνο και τέλος κλήση σε σταθερό).
Προεπιλογή Χρήστη (User Default): Η παράδοση της ειδοποίησης στους αποδέκτες θα γίνει σύμφωνα με τις προσωπικές επιλογές όπως ορίζονται στα προφίλ των παραληπτών.
Προσαρμοσμένη Προτεραιότητα Συσκευής (Force Device Priority): Με αυτή την επιλογή παρακάμπτονται οι προσωπικές ρυθμίσεις των παραληπτών και η κλιμάκωση ακολουθεί για όλους την λογική που ορίζεται από τις ρυθμίσεις της πρότυπης ειδοποίησης. Με drag & drop τοποθετείστε σε προτεραιότητα τις Ενεργές Συσκευές που επιθυμείτε, από το πεδίο Ανενεργή στο πεδίο Ενεργή. (Ενεργήκαι Ανενεργή αναφέρονται στη συσκευή που χρησιμοποιείται για την αποστολή της ειδοποίησης).
Χρόνοι (Timing Preferences):
Συνολική Διάρκεια (Total Duration). Είναι το συνολικό χρονικό διάστημα για το οποί η ειδοποίηση παραμένει ενεργή για να καταγράφει απαντήσεις από τους παραλήπτες. Απαντήσεις οι οποίες θα δοθούν μετά από αυτό το
χρονικό διάστημα δεν θα καταγραφούν.
Καθυστέρηση Αποστολής (Buffer Time). Ορίζει το χρόνο για τον οποίο η ειδοποίηση δεν αποστέλλεται μετά το πάτημα του κουμπιού “Αποστολή” και ο χρήστης μπορεί να την ακυρώσει.
Κύκλοι Επικοινωνίας (Cycles). Ορίζει τον αριθμό των προσπαθειών που το σύστημα θα επιδιώξει να επικοινωνήσει με κάθε έναν από τους παραλήπτες έως να καταγραφεί απάντηση.
Καθυστέρηση κάθε επόμενου Κύκλου (Cycle Delay). Ορίζει το χρόνο που το σύστημα θα περιμένει να ξεκινήσει τον επόμενο κύκλο
προσπαθειών.
Χρόνος αναμονής για λήψη απάντησης (Response Time). Ορίζει το χρόνο αναμονής απάντησης ανά κανάλι επικοινωνίας (SMS, Φωνητική κλήση, Email) πριν αυτή (η επικοινωνία) κλιμακωθεί σε επόμενο κανάλι.
Δ . Καρτέλα Συνημμένα (Attachments )
Σε αυτή την καρτέλα υπάρχει η δυνατότητα προσθήκης συνημμένου αρχείου και αποστολής μέσω του καναλιού email. Υποστηρίζεται η αποστολή PDF, PGN and JPEG αρχείων.
Το ανέβασμα των αρχείων είναι δυνατή με ένα από τους 2 παρακάτω τρόπους
Επιλογή των αρχείων προς επισύναψη είτε με drag & drop είτε με επιλογής από τον υπολογιστή. Επιτρέπεται η επιλογή πολλών αρχείων ταυτόχρονα μέσω της επιλογής “Προσθέστε Περισσότερα (Add more)”. Αφού ολοκληρωθεί η επιλογή των αρχείων, τα αρχεία ανεβαίνουν πατώντας το κουμπί “Μεταφόρτωση n αρχείων” / “Upload “n” files”
Επιλογή ήδη ανεβασμένων αρχείων για επισύναψη, μέσω της επιλογής “Ή επιλέξτε από τα ανεβασμένα αρχεία” / “Or select from already uploaded files”.
Ε. Καρτέλ α Χαι ρε τι σμός / Κλεί σι μο (Greeting / Ending )
Σε αυτή την καρτέλα εισάγονται τα κείμενα χαιρετισμού και κλεισίματος ανά κανάλι επικοινωνίας. Το κείμενο του χαιρετισμού θα εμφανιστεί πριν το μήνυμα της ειδοποίησης και του κλεισίματος αμέσως μετά.
Δίνεται η δυνατότητα εισαγωγής των κειμένων σε πολλαπλές γλώσσες.
ΣΤ . Χρονοπρογ ραμματι σμός (Scheduler )
Σε αυτή την καρτέλα μπορεί να οριστεί μια ή περισσότερες ημέρες και ώρες αυτόματης αποστολής της συγκεκριμένης ειδοποίησης.
Πατήστε το κουμπί “Ενεργή” / ΟΝ και επιλέξτε την ώρα και ημερομηνία αποστολής. Για να προσθέσετε αποστολές πατήστε το κουμπί (+).
Μια πράσινη κουκίδα σήμανσης ότι ο χρονοπρογραμματισμός είναι ενεργός θα εμφανιστεί όταν στην καρτέλα.
Ενημερώθηκε στις: 02/11/2020