ΧΡΗΣΗΣ ΕΡΓΑΣΙΩΝ
1. Δημιουργία και Ανάθεση Εργασιών
Η εφαρμογή παρέχει ένα εργαλείο διαχείρισης εργασιών που βοηθά τους χρήστες να οργανώνουν, παρακολουθούν και διαχειρίζονται τις έκτακτες και προγραμματισμένες εργασίες τους, ώστε να παραμείνουν οργανωμένοι, να διαχειρίζονται τον χρόνο τους αποτελεσματικά και να επιτυγχάνουν τους στόχους τους.
Επιλέγοντας από τις Επιχειρησιακές Λειτουργίες τις «Εργασίες» μεταφερόμαστε σε μία οθόνη από την οποία μπορούμε να δημιουργήσουμε νέες εργασίες, να παρακολουθήσουμε και να διαχειριστούμε τις τρέχουσεΛίγοι αναγνώστες1.1 Δημιουργία Εργασίας
Στην αρχική οθόνη των εργασιών, πατάμε «+Εργασία» και αναδύεται από τα αριστερά ένα παράθυρο με τα διαθέσιμα πεδία προς συμπλήρωση όπως φαίνεται στις παρακάτω εικόνες.
Τα πεδία που συμπληρώνονται για την δημιουργία μίας εργασίας είναι τα παρακάτω:
Τίτλος Εργασίας
Περιγραφή, αφορά σε λεπτομερέστερη ανάλυση της εργασίας
Έκτακτη ή Τακτική, Σε αυτό το βήμα επιλέγεται τοΛίγοι αναγνώστες1.2 Δημιουργία από Πρότυπο Εργασίας
Ο δεύτερος τρόπος για να δημιουργήσουμε μία εργασία, είναι από πρότυπο εργασίας. Τα Πρότυπα Εργασίας έχουν ως στόχο να ομαδοποιήσουν συγκεκριμένα πεδία που απαιτούνται προς συμπλήρωση κατά τη δημιουργία μία εργασίας ανάλογα με το είδος της. Έτσι ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να δημιουργήσει διαφορετικά πρότυπα εργασιών, με διαφορετικά πεδία προς συμπλήρωση ανάλογα το είδος της εργασίας.
Για να δημιουργήσουμε ένα Πρότυπο Εργασίας, μεταβαίνουμε στις ρυθμίσεις που βρίσκονται πάνω δεξιά στην οθόνη τΛίγοι αναγνώστες2. Κεντρικός Πίνακας Εργασιών
Η κεντρική οθόνη των «Εργασιών» προ-φιλτράρει τις εκκρεμείς εργασίες του τελευταίου διμήνου που πρέπει να εκτελεστούν. Από τα quick filters που βρίσκονται επάνω από τον πίνακα μπορούμε να φιλτράρουμε βάση του χρονικού διαστήματος και της κατάστασης των εργασιών. Από το κουμπί «Τακτικές Εργασίες» πάνω δεξιά μεταβαίνουμε στη λίστα των εργασιών που έχουμε προγραμματίσει.
Εργασίες σε ΑναμονήΛίγοι αναγνώστες2.1 Παρακολούθηση Εργασιών
Όλες οι εργασίες που δημιουργούνται βρίσκονται, διαθέσιμες στη λίστα και θεωρούνται «εκκρεμείς» έως ότου ολοκληρωθούν και μετακινηθούν αυτόματα στη λίστα των ολοκληρωμένων εργασιών
Όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα, η κατάσταση της εργασίας που μόλις δημιουργήθηκε είναι «Εκκρεμής-Ανοιχτή».
Ο χρήστης ενημερώνεται για την εργασία με email αλλά και με ειδοποίηση που έρχεται στο κινητό του τηλέφωνο.Λίγοι αναγνώστες2.2. Φίλτρα
Το κουμπί «Φίλτρα» επιτρέπει τον περιορισμό των, διαθέσιμων προς προβολή, εργασιών με βάση προεπιλεγμένα κριτήρια από τον χρήστη.
Πατώντας το κουμπί «Φίλτρα» εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο αριστερά της οθόνης με όλες τις διαθέσιμες επιλογές. Επιλέγοντας τα προτιμώμενα φίλτρα από την αναπτυσσόμενη λίστα κάθε στοιχείου και πατώντας "Apply", θα εμφανιστούν στην κεντρική οθόνη μόνο οι φόρμες πουΛίγοι αναγνώστες2.3. Διαθέσιμες Ενέργειες Κεντρικού Πίνακα Εργασιών
Προβολή εργασίας: Πατώντας στο όνομα της εργασίας, αναδύεται από τα δεξιά της οθόνης ένα παράθυρο με όλες τις λεπτομέρειες της εργασίας, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.
Στο πάνω μέρος του παραθύρου βλέπουμε το την τρέχουσα κατάσταση της εργασίας και τα αντίστοιχα κουμπιά για να συνεχίσουμε την εκτέλεσή της. Από το (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/99b4f9bc8ff41800Λίγοι αναγνώστες2.4 Ρυθμίσεις
Προηγουμένως είδαμε ότι από τις ρυθμίσεις των εργασιών μπορούμε να δημιουργήσουμε πρότυπα εργασιών και δυναμικά πεδία.
Στην τρίτη καρτέλα «Διαχείριση προβολής στηλών» διαμορφώνουμε ποια πεδία θέλουμε να βλέπουμε στον πίνακα των εργασιών.
Ο πρώτος πίνακας αφορά στις εκκρεμείς εργασίες και ο δεύτερος στις ολοκληρωμένες. Από το (https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/99b4f9bc8ff418Λίγοι αναγνώστες
ΧΡΗΣΗΣ ΠΑΓΙΩΝ
1. Αρχική Οθόνη
Από το κεντρικό μενού του συστήματος, από Πόροι/Πάγια μεταφερόμαστε στην κεντρικό πίνακα των παγίων, όπου βλέπουμε συγκεντρωμένες πληροφορίες για όλα τα πάγια που έχουν καταχωρηθεί στο σύστημα.
Στη γραμμή εργαλείων των παγίων συναντάμε όλες τις διαθέσιμες ενέργειες:
Φίλτρα: Από τα φίλτρα μπορούμε να περιορίσουμε την αναζήτηση μας με βάση τις κατηγορίες, την κατάσταση, τα αναλώσιμα, τιςΛίγοι αναγνώστες2. Ρυθμίσεις
Από τις ρυθμίσεις μπορούμε να εμπλουτίσουμε τις πληροφορίες των παγίων με περισσότερες λεπτομέρειες και να διαμορφώσουμε τον κεντρικό πίνακα. Συνεπώς, πριν ξεκινήσουμε τις καταχωρήσεις καλό είναι να διαχειριστούμε τις παρακάτω λειτουργίες από το κουμπί των ρυθμίσεων που βρίσκονται στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.Λίγοι αναγνώστες2.1 Κατηγορίες
Οι κατηγορίες μας βοηθούν να ομαδοποιούμε τα πάγια σύμφωνα με τις ανάγκες τις επιχείρησης.
Για να δημιουργήσουμε μια νέα κατηγορία πληκτρολογούμε το όνομα της κατηγορίας στο πλαίσιο κειμένου και πατάμε "Δημιουργία ". Η κατηγορία που δημιουργήθηκε θα εμφανίζεται στον πίνακα δεξιά.
Από το κουμπί μποΛίγοι αναγνώστες2.2 Δυναμικά πεδία
Τα δυναμικά πεδία είναι πρόσθετα πεδία πληροφοριών που μπορούν να προστεθούν στην καρτέλα των παγίων.
Για να δημιουργήσουμε ένα δυναμικό πεδίο, πρέπει να μεταβούμε στην επόμενη καρτέλα με το όνομα "Δυναμικά Πεδία".
Πληκτρολογούμε το όνομα της δυναμικής ιδιότητας στο πλαίσιο κειμένου.
Επιλέγουμε τον τύπο του πεδίου (Κείμενο / Αριθμός / Μονή Επιλογή / Πολλαπλής Επιλογής / Ημερομηνία).
Εάν ο τύπος ιδιότητας είναι Μονή επιλογή ή Πολλαπλή επιλογή, εισαγάγουμε τις διαθέσιμες επιλογές.Λίγοι αναγνώστες2.3 Ειδοποιήσεις
Για να ενεργοποιήσουμε την ενημέρωση των ληξιπρόθεσμων ιδιοτήτων μεταβαίνουμε στην καρτέλα «Ειδοποιήσεις» και επιλέγουμε την «Ειδοποίηση Λήξης Ημερομηνιών». Έπειτα επιλέγουμε τους χρήστες που θα λαμβάνουν email σχετικά με τις επερχόμενες λήξεις.
Η επιλογή “Include Assignees” διασφαλίζει ότι θα ειδοποιηθούν και οι χρήστες κάθε παγίου εκτός από τα επιλεγμένα emails.
Η «Ειδοποίηση μία φορά» είνΛίγοι αναγνώστες2.4 Διαχείριση προβολής στηλών
Από τη Διαχείριση προβολής στηλών μπορούμε να διαμορφώσουμε τον κεντρικό πίνακα των παγίων. Συγκεκριμένα, μπορούμε να ορίσουμε ποιες στήλες θα είναι ορατές, με ποια σειρά και για ποιους χρήστες. Για να δημιουργήσουμε μία νέα προβολή, πρέπει να μεταβούμε στην επόμενη καρτέλα με το όνομα «Διαχείριση Καταστάσεων».
Πληκτρολογούμε το όνομα της νέας κατάστασης στο πλαίσιο κειμένου.
Επιλέγουμε αν θέλουμε να φιλτράρουμε τις στήλες που θα φαίνονται βάσει της κατηγορίας του παγίου.
Το όνομα τουΛίγοι αναγνώστες3. Δημιουργία παγίου
Η δημιουργία ενός παγίου μπορεί να γίνει με δύο τρόπους από εξουσιοδοτημένους χρήστες του συστήματος.Λίγοι αναγνώστες3.1 Δημιουργία παγίου από τον κεντρικό πίνακα
Ο πρώτος τρόπος είναι κάνοντας κλικ στο κουμπί «+ Πάγιο» πάνω αριστερά στον πίνακα, όπως φαίνεται παρακάτω.
Στη συνέχεια, συμπληρώνουμε τις βασικές πληροφορίες για κάθε πάγιο και πατάμε «Αποθήκευση» όπως παρουσιάζεται παρακάτω. Οι βασικές πληροφορίες είναι οι εξής:
Οι τυπικές πληροφορίες (Built-in) που ζητούνται από το σύστημα (Όνομα / Κωδικός / Κατηγορία / Κατάσταση / Περιγραφή / ΗμερομηνΛίγοι αναγνώστες3.2. Μαζική εισαγωγή από Excel
Ο δεύτερος τρόπος είναι να εισαγάγουμε ένα αρχείο Excel επιλέγοντας το κουμπί εισαγωγής πάνω δεξιά του πίνακα, όπως φαίνεται παρακάτω.
Επιλέγοντας την εισαγωγή από excel, ανοίγει ένα αναδυόμενο παράθυρο που μας παρέχει πληροφορία για το πώς πρέπει να δομήσουμε τις στήλες στο αρχείο που θα ανεβάσουμε.
(https://storage.crisp.chat/users/helpdesk/website/99b4f9bc8ff41800/image0301a5danf.pngΛίγοι αναγνώστες3.3 Ανάθεση παγίου
Όπως αναφέρθηκε παραπάνω, κατά τη δημιουργία παγίου υπάρχει η δυνατότητα ανάθεσής σε συγκεκριμένους χρήστες, ρόλους και γκρουπ.
Με αυτό τον τρόπο οι χρήστες έχουν πρόσβαση μόνο στα πάγια που τους έχουν ανατεθεί τόσο από τον πίνακα των παγίων, όσο και από τις υπόλοιπες λειτουργίες του συστήματος (φόρμες, εργασίες, κλπ).
Στην περίπτωση που δεν δηλωθεί καμία τιμή στα συγκεκριμένα πεδία, το πάγΛίγοι αναγνώστες4. Burger Button
Στον κεντρικό πίνακα των παγίων, στο τέλος κάθε γραμμής, υπάρχει από ένα burger button .
Από το burger button έχουμε τις εξής επιλογές:
Προβολή
Κάνοντας κλικ στο "Προβολή" ή στο όνομα του παγίου, μεταβαίνουμε στην καρτέλα του που συγκεντρώνονται όλες τις λεπτομέρειες του παγίου όπως παρουσιάΛίγοι αναγνώστες
Mobile App
Είσοδος στο Mobile Application
Η mobile εφαρμογή διατίθεται στο playstore για Android συσκευές και στο appstore για iOS συσκευές.
Για να συνδεθούμε στην εφαρμογή θα χρειαστούμε τα εξής 3 pins:
PIN οργανισμού: είναι κοινό για όλους τους χρήστες της εγκατάστασης και παρέχεται από εμάς.
PIN ρόλου: το οποίο μπορούμε να βρούμε από τη web πλατφόρμα (ΜενούΛίγοι αναγνώστεςΣυμπλήρωση νέας φόρμας (Φόρμες)
Για να συμπληρώσουμε μια νέα φόρμα από το Mobile Αpp πατάμε στο κουμπί + στην ενότητα «Φόρμες». Στην καρτέλα που ανοίγει εμφανίζονται όλα τα Πρότυπα Φορμών που έχουμε διαθέσιμα.
Μπορούμε να αναζητήσουμε κάποιο πρότυπο είτε από τη μπάρα αναζήτησης,
είτε να φιλτράρουμε με βάση τις κατηγορίες των φοΛίγοι αναγνώστεςΣυμπλήρωση φόρμας με στάδια (Φόρμες)
Στην προηγούμενη ενότητα περιγράψαμε τη διαδικασία καταχώρησης φόρμας ενός σταδίου, η οποία ολοκληρώνεται μετά την υποβολή της. Ωστόσο, η web πλατφόρμα που χρησιμοποιούμε μας δίνει τη δυνατότητα να δημιουργήσουμε φόρμες με περισσότερα από ένα στάδια και εγκριτική ροή. Αυτό σημαίνει ότι η φόρμα περνά από διαφορετικά στάδια και χρήστες, οι οποίοι είναι υπεύθυνοι για την καταγραφή στη φόρμα ή την έγκριση των δεδομένων που συλλέγονται. Η φόρμα ολοκληρώνεται αφού περάσει από όλα τα στάδια.
Έστω έΛίγοι αναγνώστεςΕκκρεμείς - Ολοκληρωμένες Φόρμες (Φόρμες)
Πατώντας επάνω στο «Φόρμες» ή «Προβολή όλων» μεταβαίνουμε στην οθόνη που συγκεντρώνονται όλες οι φόρμες που έχουμε συμπληρώσει. Στην καρτέλα «Ενεργές» υπάρχουν οι φόρμες που έχουμε αποθηκεύσει προσωρινά με σκοπό να συνεχίσουμε αργότερα την συμπλήρωσή τους ή οι φόρμες στις οποίες πρέπει να κάνουμε κάποια ενέργεια (υποβολή/έγκριση) διότι συμμετέχουμε στα στάδια της. Στην καρτέλα Ολοκληρωμένες εμφανίζονται οι φόρμες που έχουμε ολοκληρώσει τις τελευταίες 7 ημέρες. Οι ολοκληρωμένες φόρμες διατίθενταιΛίγοι αναγνώστεςΔημιουργία νέας Εργασίας (Εργασίες)
Για να δημιουργήσουμε μια καινούργια εργασία από το Mobile πατάμε στο κουμπί + στην ενότητα «Εργασίες».
Εκεί συμπληρώνουμε τις διαθέσιμες πληροφορίες που χρειάζονται. Υποχρεωτικά πρέπει να συμπληρώσουμε τίτλο, ημερομηνία ολοκλήρωσης, παραλήπτη, κατηγορία και κρισιμότητα. Επίσης έχουμε την δυνατότητα να κοινοποιήσουμε την εργασία με email σε όλους τους ενδιαφερόμενους.
Για να αναθέσουμε την εργασία στους παραλήπτες πατάμε το κουμπί «Δημιουργία» που βρίσκεται στο κάτω μέρος της οθόνης.Λίγοι αναγνώστεςΚαρτέλες Εργασιών - Εκκρεμείς & ολοκληρωμένες (Εργασίες)
Από την κεντρική οθόνη, πατάμε «Εργασίες» ή «Προβολή όλων» και μεταβαίνουμε στην οθόνη που συγκεντρώνονται όλες τις εργασίες που μας έχουν ανατεθεί και έχουμε ολοκληρώσει.
Η λίστα των εργασιών δείχνει προεπιλεγμένα τις εκκρεμείς εργασίες που μας έχουν ανατεθεί, ενώ κάνοντας κλικ στα υπόλοιπα quick filters μπορούμε να δούμε τις εργασίες του αντίστοιχου status (πχ ολοκληρωμένες, ανοιχτές κλπ.)Λίγοι αναγνώστεςΕκτέλεση εργασίας (Εργασίες)
Με την ανάθεση μιας εργασίας λαμβάνουμε αυτόματα ειδοποίηση στη συσκευή μας. Ανοίγοντας την εργασία βλέπουμε όλες τις πληροφορίες που απαιτείται να γνωρίζουμε για να εκτελέσουμε τη συγκεκριμένη εργασία όπως φωτογραφίες συνδεδεμένοι πόροι, φόρμες που πρέπει να συμπληρώσουμε κ.α.
Αρχικά η κατάσταση της εργασίας είναι ανοιχτή και για να την αναλάβουμε, πατάμε «Αποδοχή».
(https://storage.crispΛίγοι αναγνώστεςProjects
Οι χρήστες που συμμετέχουν σε ένα ή περισσότερα Projects μπορούν από την εφαρμογή να δουν τα Projects στα οποία συμμετέχουν. Από εκεί, μπορούν να παρακολουθήσουν όλες τις φόρμες και τις εργασίες που σχετίζονται με κάθε project.
Στην αρχική οθόνη, κάνουμε κλικ στην ενότητα “Projects” για να μεταβούμε στη λίστα των projects στα οποία συμμετέχουμε. Η λίστα περιλαμβάνει όλα τα Projects και τους ανΛίγοι αναγνώστεςΠόροι
Από την εφαρμογή έχουμε πρόσβαση στους πόρους της επιχείρησης. Το module των πόρων διατίθεται μόνο online.
Για να μεταβούμε στους πόρους πατάμε το κουμπί «Πόροι» που βρίσκεται στην κεντρική οθόνη του app και από εκεί μεταβαίνουμε σε μία οθόνη που συγκεντρώνει τις λίστες των: Παγίων, Αναλωσίμων, Τοποθεσιών, Εταιρειών, Προϊόντων, Αρχείων και Ανθρώπινου Δυναμικού της εταιρείας.
Από εκεί επιλέγοΛίγοι αναγνώστεςΕιδοποιήσεις
Οι ειδοποιήσεις είναι ένα μέσο ενημέρωσης μεταξύ των χρηστών της εφαρμογής σχετικά με φόρμες και εργασίες στις οποίες συμμετέχουν.
Οι ειδοποιήσεις αφορούν
Υποβολή φόρμας
Έγκριση φόρμας ή απόρριψη φόρμας
Ολοκλήρωση φόρμας
Επανεκκίνηση φόρμας
Σχόλια σε φόρμα
Ανάθεση νέας εργασίας
Επεξεργασία/Τροποποίηση μίας υπάρχουσας εργασίας
Ολοκλήρωση εργασίας
Απόρριψη μίας εργασίας
Έγκριση εργασίας
Μη έγκριση εργασίας
Σχόλια σε εργασία
Οι ειδοποιήσεις λαμβάνονταιΛίγοι αναγνώστες