1.2 Δημιουργία από Πρότυπο Εργασίας
Ο δεύτερος τρόπος για να δημιουργήσουμε μία εργασία, είναι από πρότυπο εργασίας. Τα Πρότυπα Εργασίας έχουν ως στόχο να ομαδοποιήσουν συγκεκριμένα πεδία που απαιτούνται προς συμπλήρωση κατά τη δημιουργία μία εργασίας ανάλογα με το είδος της. Έτσι ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να δημιουργήσει διαφορετικά πρότυπα εργασιών, με διαφορετικά πεδία προς συμπλήρωση ανάλογα το είδος της εργασίας.
Για να δημιουργήσουμε ένα Πρότυπο Εργασίας, μεταβαίνουμε στις ρυθμίσεις που βρίσκονται πάνω δεξιά στην οθόνη της κεντρικής σελίδας των εργασιών όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.
Επιλέγοντας τις ρυθμίσεις, μεταβαίνουμε αρχικά στην 2η καρτέλα η οποία ονομάζεται «Δυναμικές Ιδιότητες». Από τις δυναμικές ιδιότητες μπορούμε να δημιουργήσουμε επιπλέον πεδία που θεωρούμε απαραίτητα προς συμπλήρωση κατά τη δημιουργία μίας εργασίας.
Για τη δημιουργία ενός δυναμικού πεδίου απαιτείται η συμπλήρωση:
α) του ονόματος του δυναμικού πεδίου και
β) τoυ τύπο του δυναμικού πεδίου δηλαδή εάν θα είναι κείμενο, αριθμός, απλή επιλογή, πολλαπλή επιλογή ή ημερομηνία.
Σε αυτή την καρτέλα μπορούμε να διαμορφώσουμε διαφορετικά πρότυπα εργασίας ανάλογα την εργασία και να επιλέξουμε ποια πεδία επιθυμούμε να είναι ορατά και υποχρεωτικά κατά τη δημιουργία της. Για τη δημιουργία ενός Προτύπου Εργασίας:
Συμπληρώνουμε το όνομα του Προτύπου
Επιλέγουμε ποια πεδία θα είναι διαθέσιμα προς συμπλήρωση και ποια θα είναι υποχρεωτικά.
Προαιρετικά ορίζουμε ποιοι χρήστες θα μπορούν να χρησιμοποιήσουν το εξής πρότυπο για να αναθέσουν εργασίες
Συνδέουμε ένα ή περισσότερα πρότυπα φόρμας εάν χρειάζεται. Αυτό σημαίνει ότι κατά την ολοκλήρωση της συγκεκριμένης εργασίας, θα πρέπει να συμπληρώνονται και οι επισυναπτόμενες φόρμες. Αν τα πρότυπα φόρμας οριστούν ως υποχρεωτικά, δεν μπορεί να ολοκληρωθεί η εργασία αν δεν υποβληθεί η αντίστοιχη φόρμα.
Τέλος, πατάμε δημιουργία.
Στα δεξιά της παραπάνω εικόνας φαίνεται η λίστα με όλα τα Πρότυπα Εργασιών που έχουν δημιουργηθεί και από το εικονίδιο στα δεξιά κάθε προτύπου μπορούμε να επεξεργαστούμε ή να διαγράψουμε τα Πρότυπα Εργασιών.
Αφού έχουμε δημιουργήσει τουλάχιστον ένα πρότυπο, πατώντας το κουμπί «+Δημιουργία» από την κεντρική σελίδα των Εργασιών, εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο στα δεξιά της οθόνης με όλα τα διαθέσιμα Πρότυπα Εργασιών. Πρώτο στη λίστα βρίσκεται πάντα το Default Template. Επιλέγουμε αυτό που μας ενδιαφέρει από τη λίστα.
Για να δημιουργήσουμε ένα Πρότυπο Εργασίας, μεταβαίνουμε στις ρυθμίσεις που βρίσκονται πάνω δεξιά στην οθόνη της κεντρικής σελίδας των εργασιών όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα.
Επιλέγοντας τις ρυθμίσεις, μεταβαίνουμε αρχικά στην 2η καρτέλα η οποία ονομάζεται «Δυναμικές Ιδιότητες». Από τις δυναμικές ιδιότητες μπορούμε να δημιουργήσουμε επιπλέον πεδία που θεωρούμε απαραίτητα προς συμπλήρωση κατά τη δημιουργία μίας εργασίας.
Για τη δημιουργία ενός δυναμικού πεδίου απαιτείται η συμπλήρωση:
α) του ονόματος του δυναμικού πεδίου και
β) τoυ τύπο του δυναμικού πεδίου δηλαδή εάν θα είναι κείμενο, αριθμός, απλή επιλογή, πολλαπλή επιλογή ή ημερομηνία.
Σε αυτή την καρτέλα μπορούμε να διαμορφώσουμε διαφορετικά πρότυπα εργασίας ανάλογα την εργασία και να επιλέξουμε ποια πεδία επιθυμούμε να είναι ορατά και υποχρεωτικά κατά τη δημιουργία της. Για τη δημιουργία ενός Προτύπου Εργασίας:
Συμπληρώνουμε το όνομα του Προτύπου
Επιλέγουμε ποια πεδία θα είναι διαθέσιμα προς συμπλήρωση και ποια θα είναι υποχρεωτικά.
Προαιρετικά ορίζουμε ποιοι χρήστες θα μπορούν να χρησιμοποιήσουν το εξής πρότυπο για να αναθέσουν εργασίες
Συνδέουμε ένα ή περισσότερα πρότυπα φόρμας εάν χρειάζεται. Αυτό σημαίνει ότι κατά την ολοκλήρωση της συγκεκριμένης εργασίας, θα πρέπει να συμπληρώνονται και οι επισυναπτόμενες φόρμες. Αν τα πρότυπα φόρμας οριστούν ως υποχρεωτικά, δεν μπορεί να ολοκληρωθεί η εργασία αν δεν υποβληθεί η αντίστοιχη φόρμα.
Τέλος, πατάμε δημιουργία.
Στα δεξιά της παραπάνω εικόνας φαίνεται η λίστα με όλα τα Πρότυπα Εργασιών που έχουν δημιουργηθεί και από το εικονίδιο στα δεξιά κάθε προτύπου μπορούμε να επεξεργαστούμε ή να διαγράψουμε τα Πρότυπα Εργασιών.
Αφού έχουμε δημιουργήσει τουλάχιστον ένα πρότυπο, πατώντας το κουμπί «+Δημιουργία» από την κεντρική σελίδα των Εργασιών, εμφανίζεται ένα αναδυόμενο παράθυρο στα δεξιά της οθόνης με όλα τα διαθέσιμα Πρότυπα Εργασιών. Πρώτο στη λίστα βρίσκεται πάντα το Default Template. Επιλέγουμε αυτό που μας ενδιαφέρει από τη λίστα.
Ενημερώθηκε στις: 30/08/2024